Le registre du personnel ressemble à une formalité de bureau. Un cahier ou un fichier, une ligne par salarié, que personne ne consulte jusqu’au jour d’un contrôle. Pourtant, c’est l’un des rares documents de l’entreprise que le CSE peut demander à voir sans avoir à justifier sa demande.
Mais beaucoup de contenus RH en ligne en donnent une version gonflée, avec des adresses, des numéros de sécurité sociale ou des « conditions de travail » à consigner. Le Code du travail est plus sobre et plus précis. Ce guide reprend la liste réelle des mentions, les règles de tenue et de conservation, et ce que les élus peuvent en tirer.
📌 Ce qu’il faut retenir : tout établissement qui emploie des salariés tient un registre unique du personnel, dès la première embauche (art. L1221-13 du Code du travail, version en vigueur au 29 septembre 2026, et service-public.gouv.fr, page vérifiée le 5 février 2026). Les inscriptions se font au moment de l’embauche, dans l’ordre des embauches et de façon indélébile. Les mentions se conservent 5 ans après le départ du salarié ou du stagiaire (art. R1221-26). Un registre absent, incomplet ou non mis à jour expose à une amende pouvant aller jusqu’à 750 € par salarié concerné (service-public.gouv.fr).
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel est la liste chronologique de toutes les personnes employées dans un établissement. Il doit exister dès l’embauche du premier salarié. Chaque établissement tient le sien, et une entreprise qui compte plusieurs sites tient donc plusieurs registres. Les associations et fondations qui utilisent le chèque-emploi associatif en sont dispensées (service-public.gouv.fr, page vérifiée le 5 février 2026).
« Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile. »
Article L1221-13 du Code du travail, version en vigueur au 29/09/2026
Ainsi, deux mots du texte font tout le travail : « au moment de l’embauche » et « indélébile ». Un registre rempli en fin d’année, à partir des bulletins de paie, ne respecte pas le premier. Un fichier tableur modifiable sans trace ne respecte pas le second. L’ordre chronologique compte aussi, parce qu’il permet de repérer une embauche inscrite après coup. C’est ce qui fait du registre un outil de contrôle, et pas un simple annuaire interne.
Le registre ne remplace pas la déclaration préalable à l’embauche, qui relève d’une autre obligation.
En pratique, tenir une liste fiable des présents sert aussi hors de tout contrôle. Un plan de continuité d’activité suppose de savoir qui travaille dans quel établissement, et sur quel type de contrat. Cet usage n’est pas imposé par le texte, mais il montre l’intérêt d’un registre tenu à jour.
Quelles mentions sont obligatoires pour chaque salarié ?
Pour chaque salarié, le registre indique les nom et prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification et les dates d’entrée et de sortie de l’établissement. S’y ajoutent des mentions propres à certaines situations : type de contrat, temps partiel, apprentissage, travail temporaire, autorisation de travail pour les travailleurs étrangers (art. D1221-23, version en vigueur au 29 septembre 2026).
Or la liste est fermée sur un point qui compte : elle ne demande ni l’adresse, ni le numéro de sécurité sociale, ni le salaire. Les mentions complémentaires sont précises. Pour un CDD, il faut écrire « contrat à durée déterminée ». Pour un intérimaire, « salarié temporaire » avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire. Pour un salarié mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention correspondante avec la dénomination et l’adresse du groupement. Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, le registre porte sa date, ou à défaut celle de la demande.
La mention « salarié à temps partiel » ne dit rien de la durée du travail réelle, qui se vérifie dans le contrat et les plannings.
Le test ci-dessous vous permet de passer un registre en revue, ligne par ligne.
Le montant affiché reste un plafond théorique, pas une estimation de ce qui serait réellement prononcé.
Stagiaires, intérimaires, travailleurs étrangers : que faut-il ajouter ?
Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique du registre, dans l’ordre d’arrivée (art. L1221-13). Pour un stagiaire, on note ses nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, ainsi que le nom du tuteur et le lieu de présence (art. D1221-23-1). Pour un volontaire en service civique, service-public.gouv.fr indique les seuls nom et prénoms.
Et deux catégories de pièces se joignent au registre lui-même.
La première concerne les travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail. Une copie de leur titre est annexée au registre et tenue à la disposition des élus du CSE et des agents de contrôle (art. D1221-24). La seconde concerne les salariés détachés en France par une entreprise étrangère. La déclaration de détachement est annexée au registre de l’entreprise qui les accueille (art. L1221-15-1). Dans les deux cas, un registre sans ses annexes reste incomplet au sens du Code.
Un intérimaire apparaît donc à la fois dans le registre de son agence d’intérim, qui est son employeur, et avec la mention « salarié temporaire » dans celui de l’établissement où il travaille. La lecture du texte D1221-23 va dans ce sens, puisqu’il impose de noter le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
💡 Le saviez-vous ?
Les mentions du registre se conservent 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement (art. R1221-26 du Code du travail, version en vigueur au 29 septembre 2026). Une ligne ne disparaît donc pas du registre au départ du salarié : elle se complète par la date de sortie.
Registre papier ou numérique : ce que le Code autorise
Aucune forme précise n’est imposée, mais les mentions obligatoires doivent y figurer. Le registre peut être tenu sur support numérique après consultation du CSE (service-public.gouv.fr, page vérifiée le 5 février 2026). Le Code prévoit cette possibilité de déroger au registre papier, à condition que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues (art. L1221-14 et L8113-6).
Cependant, « numérique » ne veut pas dire « modifiable à volonté ». L’exigence d’une inscription indélébile ne disparaît pas avec le support. Un logiciel de paie qui écrase une ligne lors d’un changement de poste ne donne plus de garantie équivalente à un registre papier. Le Code l’exige d’ailleurs : le support de substitution doit restituer toutes les mentions obligatoires sans difficulté et sans risque d’altération, et il se conserve aussi longtemps que le registre qu’il remplace (art. D8113-2, relu sur Légifrance le 30 septembre 2026). Il faut donc un outil qui conserve l’historique et date chaque saisie. La consultation du CSE sur ce changement de support est le bon moment pour poser ces questions.
Un registre papier bien tenu vaut mieux qu’un fichier numérique sans traçabilité.
| Obligation | Ce que prévoit le texte | Référence |
|---|---|---|
| Tenue | Un registre par établissement, dès le premier salarié | L1221-13 |
| Inscription | À l’embauche, dans l’ordre des embauches, de façon indélébile | L1221-13 |
| Support | Numérique possible avec garanties de contrôle équivalentes, après consultation du CSE | L1221-14, L8113-6 |
| Consultation | CSE, inspection du travail, agents de contrôle de la sécurité sociale | L1221-15 |
| Conservation | 5 ans après le départ du salarié ou du stagiaire | R1221-26 |
| Sanction | Amende de 4e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes concernées | R1227-7 |
Articles du Code du travail en vigueur au 29 septembre 2026.
Qui peut consulter le registre du personnel ?
Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et des agents chargés de contrôler l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale (art. L1221-15, version en vigueur depuis le 1er janvier 2018). Concrètement, cela vise les élus du CSE, l’inspection du travail et les agents de contrôle des organismes de sécurité sociale.
Mais l’accès du CSE est aussi un outil de travail pour les élus. Le registre montre les entrées et les sorties réelles, la part de CDD, d’intérimaires et de temps partiels, et l’ordre des embauches. Comparé aux chiffres présentés en réunion, il permet de vérifier une information transmise par l’employeur. Un recours massif aux contrats temporaires sur des postes stables se lit souvent dans ces colonnes. Un élu qui demande à consulter le registre n’a pas à s’en justifier, puisque le texte le met à la disposition du comité.
Le salarié, lui, n’est pas cité par l’article L1221-15 parmi ceux qui ont accès au registre.
Il peut en revanche passer par ses élus. Et le registre contient des données personnelles, dont la nationalité et le numéro d’un titre de travail. L’employeur doit donc en limiter la circulation aux personnes que le Code désigne.
🧩 Cas d’école (situation fictive)
Prenons un cas fictif : une entreprise de logistique annonce en réunion du CSE un effectif stable de 60 salariés. Un élu demande à consulter le registre. Il y relève, sur un an, une trentaine d’inscriptions de salariés temporaires sur les mêmes postes de préparateur, avec des entrées et sorties rapprochées.
L’élu ne tire aucune conclusion juridique seul. Il porte la question à l’ordre du jour et demande à l’employeur d’expliquer ce recours. Qui porte le risque ? Les intérimaires, dont la situation reste précaire, et l’employeur si un recours abusif à l’intérim était établi.
Ce cas montre que le registre donne aux élus un fait daté et vérifiable, à partir duquel ils peuvent interroger l’employeur.
Quelles sanctions en cas de registre absent ou incomplet ?
Le non-respect des règles du registre est puni de l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes concernées (art. R1227-7). Cette amende est de 750 € au plus (article 131-13 du Code pénal, relu sur Légifrance le 30 septembre 2026). Selon service-public.gouv.fr, l’absence de registre, l’absence de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent coûter jusqu’à 750 € par salarié concerné (page vérifiée le 5 février 2026).
Pourtant, la sanction pèse moins que ce que révèle un registre défaillant.
Lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf, ce document permet de comparer les personnes présentes aux personnes inscrites. Un nom absent du registre attire l’attention sur une embauche peut-être non déclarée. Une date d’entrée postérieure au premier jour de travail pose la même question. Le registre sert alors de point de départ à des vérifications bien plus lourdes qu’une contravention. Ces suites dépendent des faits et ne se chiffrent pas à l’avance.
🚫 Piège classique : remplir le registre après coup
Beaucoup d’entreprises complètent le registre en fin de mois ou au moment d’un contrôle, à partir de la paie. Le Code exige l’inscription au moment de l’embauche. Un registre reconstitué, même complet, laisse voir des dates d’inscription incohérentes avec les dates d’entrée. La bonne approche consiste à intégrer l’inscription au processus d’embauche, au même titre que la déclaration préalable.
La date de sortie s’inscrit elle aussi sans délai, quelle que soit la cause du départ : démission, licenciement, fin de CDD ou retraite.
Ce que le registre prouve, et ce qu’il ne prouve pas
Le registre prouve qui a été employé dans l’établissement, à quelles dates, sur quel type de contrat et à quel emploi. Il ne dit rien du salaire, des horaires réels ni des conditions de travail. Pour ces sujets, les élus et les salariés doivent s’appuyer sur d’autres documents : contrats, bulletins de paie, plannings, accords collectifs.
Et c’est justement sa sobriété qui lui donne du poids. Une liste réduite de mentions, inscrites à l’embauche et impossibles à effacer, se prête mal aux arrangements. Les versions enrichies qui circulent dans certains guides RH ajoutent des données que le Code ne demande pas, ce qui alourdit la tenue sans renforcer le contrôle. Un employeur n’a pas à y inscrire davantage que ce que prévoit l’article D1221-23. Les élus, eux, ont intérêt à lire les colonnes existantes plutôt qu’à en réclamer de nouvelles.
Le registre s’inscrit dans un ensemble d’obligations à l’embauche. La déclaration préalable à l’embauche conditionne l’embauche elle-même (art. L1221-10), et elle obéit à ses propres règles. Certaines informations doivent aussi être portées à la connaissance des salariés, comme le rappelle notre article sur l’affichage obligatoire en entreprise. Enfin, pour savoir comment se déroule un contrôle, consultez notre guide sur les pouvoirs de l’inspection du travail.
Le levier démontrable pour les élus reste la consultation du registre prévue par l’article L1221-15 : elle ne dépend d’aucune autorisation et fournit des faits datés à confronter aux déclarations de l’employeur.
Questions fréquentes
Le registre du personnel est-il obligatoire dès le premier salarié ?
Oui. Il doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié, dans chaque établissement. Les associations et fondations qui utilisent le chèque-emploi associatif en sont dispensées.
Quelles informations doivent figurer dans le registre du personnel ?
Nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, et des mentions propres à certaines situations : CDD, temps partiel, apprentissage, intérim, groupement d’employeurs, titre de travail des salariés étrangers (article D1221-23 du Code du travail).
Le registre du personnel peut-il être tenu sur ordinateur ?
Oui, sur support numérique, après consultation du CSE et à condition de maintenir des garanties de contrôle équivalentes à celles d’un registre papier.
Combien de temps faut-il conserver le registre du personnel ?
Les mentions se conservent 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement (article R1221-26 du Code du travail).
Le CSE peut-il consulter le registre du personnel ?
Oui. L’article L1221-15 du Code du travail prévoit que le registre est tenu à la disposition du comité social et économique, ainsi que des agents de contrôle du travail et de la sécurité sociale.
